Gör era avtal digitala – låt oss automatisera era egna avtalsmallar
Använder ni vanliga avtalsmallar – kanske för era försäljningsavtal, sekretessavtal (NDA) eller personuppgiftsbiträdesavtal (DPA)? Tar det lång tid? Blir det fel i formateringen? Mycket admin? Vi vet, ingen tycker det är kul att jobba med en avtalsmall i word, inte ens juristerna.
Hos oss har ni möjlighet att göra era avtal digitala – och det bästa av allt, vi gör det åt er. Allt sker efter era önskemål i samråd med er så ni får det precis som ni vill ha det.
Hur går det till?
När vi har digitaliserat en avtalsmall åt er så kommer ni få access till ett webbaserat frågeformulär. Ni kan publicera formuläret via en länk (eller iframe) på er interna eller externa hemsida (efter överenskommelse med oss). Den som sedan ska generera ett avtal besvarar helt enkelt frågorna i formuläret. När frågorna är besvarade så skapar tjänsten avtalet omedelbart, helt anpassat efter svaren. De färdiga avtalet får man ut i både word och pdf (för ibland kanske man vill ändra något – exempelvis ett namn eller organisationsnummer).
Processen går till så här. Vi kommer i samråd med er ta fram relevanta frågor för er avtalsmall samt tillhörande förklarings- och informationstexter. Frågorna kommer byggas in i ett webbaserat frågeformulär som är logiskt och regelstyrt. Det innebär att frågor i formuläret kommer visas/döljas beroende på hur frågorna besvaras. Beroende på vad det är för avtalsmall som ska digitaliseras så kan det behövas ett mer eller mindre komplext frågeformulär. Därefter kodar vi er avtalsmall på samma sätt, så att klausuler och text i mallen anpassas efter alla de kombinationer av svar som är tänkbara enligt frågeformuläret. Möjligheterna är i princip oändliga och vi kan hantera oerhört komplexa avtalsmallar. Dessutom kan ni kan fortsatt använda er vanliga formatering på avtalen och därmed behålla företagets varumärkesprofil etcetera.
Vi som gör arbetet är jurister med lång och bred erfarenhet från både advokatbyråer och bolag. Vi kommer alltså ha god förståelse för såväl avtalsmallarna som de frågor som lämpligen bör finnas i frågeformuläret.
När man sedan ska upprätta sina avtal i tjänsten så besvarar man helt enkelt frågeformuläret.
Vilka fördelar finns med digitala avtal?
Att digitalisera/automatisera avtal ger flera fördelar – här är några exempel.
- Sparar tid. Att skapa ett avtal genom att besvara ett enkelt frågeformulär går väldigt fort.
- Värdeskapande. Det är mycket mer effektivt att skapa avtal på det här sättet och man slipper all administration. Ni kan lägga tid på annat mer värdeskapande arbete.
- Korrekt varje gång. Eftersom avtalet skapas i en fördefinierad process så minskar risken för fel och misstag. Dokumenten kan därför hålla en mycket högre kvalitet än sådana som skapas i en avtalsmall. Juristavdelningen älskar det.
- Frigör tid för juristerna. Varför ska juristavdelningen involveras när det inte behövs? Eftersom juristerna på förhand har säkerställt innehållet i avtalen som skapas i tjänsten så behöver de inte involveras. Genom att automatisera avtal kan verksamheten (och era jurister) få tid över till annat.
Vem kan dra nytta av att automatisera avtal?
Många delar av ett företag kan dra nytta av en förenklad avtalsprocess, inte bara juristavdelningen.
- Sälj. Säljavdelningen vill stänga så många affärer som möjligt och snabbt. Att låta era säljare skapa era försäljningsavtal i vår tjänst minskar tiden de behöver lägga på att fylla i mallar och administration. I en automatiserad process kan de snabbt skapa, dela och få försäljningsavtal signerade. Det är inte svårt att se värdet i detta.
- Inköp. Inköpsavdelningen är ofta verksamhetens mest avtalsintensiva funktion och i stor utsträckning sker inköp på basis av allmänna villkor för inköp av varor eller tjänster. Det finns mycket tid att spara för inköpsavdelningen om de kan skapa sina avtal i en automatiserad process. Dessutom kommer compliance till mallarna öka på det sättet.
- HR. Bra anställningsavtal är avgörande vid rekrytering. Att låta era rekryterare skapa avtal på ett snabbare sätt, minskar tiden för rekrytering. Likaså kan tjänsten användas för att ta fram tjänstgöringsintyg, uppsägningshandlingar etcetera.
- Legal. Juristavdelningen är ofta en flaskhals. En bidragande orsak är att juristerna ofta förväntas hjälpa till med trivialt arbete, t.ex. att peka medarbetare till rätt avtalsmall eller att själva upprätta enklare avtal (t.ex. NDAn eller DPAn). Om juristavdelningen slipper involveras i sådana sysslor så kan de lägga tid på viktigare ärenden och bli effektivare där det behövs.
Automation är alltså en bra strategi för att öka effektivitet inom företaget. Manuellt arbete minskar och hastigheten i avtalsprocessen ökar, vilket möjliggör snabbare affärer och frigör tid till annat värdeskapande arbete.
Kontakta oss så berättar vi mer
Kontakta oss på info@juridok.se (och bifoga gärna er avtalsmall) så återkommer vi med ett förslag och berättar mer.