Välj en sida
i

StyrelseprotokollKonstituerande möte

Skriv själv online

På 5-10 min skriver du själv online ett styrelseprotokoll från ett konstituerande styrelsemöte i ett aktiebolag genom att svara på ett antal enkla frågor. Läs mer om hur tjänsten fungerar här.

Ladda ned i word/pdf
iDokumentet är 1-2 sidor
Nöjd kund-garanti
Ingen inloggning krävs

SKRIV MED HJÄLP AV JURIST

Ta hjälp av en jurist och skriv ett styrelseprotokoll från ett konstituerande styrelsemöte i ett aktiebolag till fast pris. Du svarar på frågorna och juristen bokar ett möte med dig för att skapa ditt dokument. Denna tjänst tillhandahålls i samarbete med vår partner Kliently. Läs mer om hur tjänsten fungerar här.

Jens Holmberg

Jens Holmberg

Grundare / jurist

Denna webbsida samt dokumentet styrelseprotokoll från konstituerande möte har författats av Jens Holmberg, som varit verksam som jurist sedan 2010.

Styrelseprotokoll – skriv online hos oss!

l I den här modulen kan du skapa ett protokoll från ett konstituerande styrelsemöte i ett aktiebolag. I styrelseprotokollet dokumenterar man styrelsens beslut på styrelsemötet.

När håller man ett konstituerande styrelsemöte i aktiebolag?

Ett aktiebolags ledning består av styrelsen och den verkställande direktören (om bolaget har en vd). Bolagsstämman utser styrelseledamöterna i aktiebolaget. Ofta sker valet på den ordinarie bolagsstämman (även kallat årsstämman) men styrelseledamöterna kan naturligtvis också utses vid en extra bolagsstämma (alltså en stämma som sker under löpande räkenskapsår). Efter att bolagsstämman har valt nya styrelseledamöter, eller styrelsen blivit omvald, är det vanligt att styrelsen ”konstituerar sig”. Det sker på ett konstituerande styrelsemöte i aktiebolaget, vilket alltså är ett första styrelsesammanträde efter bolagsstämmans val av ledamöter. Mötet i styrelsen sker för att fatta beslut i vissa grundläggande frågor kring styrelsens förvaltning av aktiebolaget. De frågor som brukar vara aktuella är:

  1. Val av styrelseordförande
  2. Val av verkställande direktör
  3. Firmateckning i bolaget
  4. Arbetsordning för styrelsen
  5. VD-instruktion

Val av styrelseordförande

I en styrelse som har mer än en ledamot ska en av ledamöterna vara ordförande. Ordföranden ska leda styrelsens arbete och bevaka att styrelsen fullgör de huvudsakliga arbetsuppgifter som följer av lag. Det är också ordföranden som leder styrelsemötena. Ordföranden ska utses på det konstituerande styrelsemötet om bolagsstämman inte redan utsett honom/henne.

Val av verkställande direktör (om bolaget ska ha en vd)

Styrelsen får utse en verkställande direktör för att sköta den löpande förvaltningen av bolaget. I vanliga, icke-publika aktiebolag kan detta vara samma person som styrelseordföranden.

Firmateckning i bolaget

En styrelse kan alltid företräda bolaget och får teckna dess firma (dvs. med bindande verkan underteckna avtal och dokument för bolaget). Men det är vanligt att styrelsen bemyndigar en eller flera styrelseledamöter (självständigt eller i förening), den verkställande direktören eller någon annan att företräda bolaget och teckna dess firma. Det är styrelsen som beslutar vilka personer som får teckna bolagets firma, om dessa personer kan teckna firman var för sig eller om de måste göra det i förening. Det finns otaliga kombinationer avseende hur firman kan tecknas men det är vanligt att styrelsen bestämmer att firman ska tecknas av:

  • styrelseledamöterna var för sig
  • styrelseledamöterna två i förening
  • en eller flera namngivna personer var för sig
  • två av flera namngivna personer i förening
  • flera namngivna personer i förening
  • en eller flera namngivna personer i förening med en styrelseledamot
  • en eller flera namngivna personer i förening med den verkställande direktören
  • den verkställande direktören i förening med en styrelseledamot

Notera att det kan finnas begränsningar i bolagets bolagsordning som kan inskränka styrelsens beslutsmandat i det här avseendet.

Notera också att den verkställande direktören (om bolaget ska ha en vd) alltid har rätt att skriva under avtal och dokument som rör bolagets löpande förvaltning.

Arbetsordning för styrelsen

En styrelse kan fastställa en skriftlig arbetsordning för sitt arbete. Styrelsen i ett publikt aktiebolag ska göra detta årligen. I arbetsordningen ska styrelsen ange hur arbetet ska vara fördelat mellan styrelsens ledamöter, hur ofta styrelsen ska sammanträda och i vilken utsträckning suppleanterna ska delta i styrelsens arbete och kallas till dess sammanträden.

VD-instruktion

En styrelse kan fastställa en instruktion till den verkställande direktören och däri ange arbetsfördelningen mellan honom/henne och styrelsen samt de andra organ som styrelsen inrättar. Styrelsen i ett publikt aktiebolag ska göra detta årligen. Även andra frågor kan naturligtvis vara aktuella.

Styrelseprotokoll

Förutsättningar för styrelsebeslut (i vanliga, icke-publika, aktiebolag)

För att en styrelse ska kunna fatta ett giltigt beslut måste vissa grundläggande förutsättningar vara på plats. Förutom att styrelsen måste ha hållit sammanträde (ordinärt eller per capsulam, se vidare nedan) ställer aktiebolagslagen upp vissa krav på närvaro och röstmajoritet (se 8 kap 21 – 22 §§).

Närvarokrav
En styrelse är beslutsför, dvs. är behörig att fatta beslut, när fler än hälften av bolagets samtliga styrelseledamöter närvarar vid sammanträdet. I sällsynta fall kan bolagets bolagsordning ställa upp krav på att ännu fler ledamöter ska närvara. Om beslut skulle fattas utan att kravet på närvaro är uppfyllt så är beslutet ogiltigt. Beslut får heller inte fattas ärenden där styrelseledamöterna inte har fått tillfälle att delta i ärendets behandling och/eller fått ett tillfredsställande underlag för att fatta beslut.

Majoritetskrav
En styrelse fattar beslut med enkel majoritet, dvs. det krävs att mer än hälften av de närvarande vid sammanträdet röstar för beslutet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Skulle det vara så att alla ledamöter inte närvarar vid sammanträdet så måste de som röstar för beslutet utgöra mer än en tredjedel av samtliga (närvarande och frånvarande) ledamöter. I sällsynta fall kan bolagets bolagsordning ställa upp krav på att färre/fler ledamöter ska rösta för beslutet. Styrelseledamöterna har rätt att få en avvikande mening antecknad till protokollet från styrelsesammanträdet.

Jäv
En styrelseledamot får inte fatta beslut i frågor där det finns en intressekonflikt mellan bolaget och ledamoten. Då föreligger jäv och man ska räkna ledamoten som icke-närvarande vid sammanträdet.

Formen på ett konstituerande styrelsemöte i aktiebolag

När man talar om ”styrelsen” och att beslut i styrelsen fattas på möten eller sammanträde så får man ofta en (felaktig) bild av att det normala är att styrelseledamöter träffas fysiskt när styrelsen ska fatta beslut. Så är det dock sällan, särskilt i mindre bolag med få ägare. Om styrelsen faktiskt ska sammanträda är det normala att så sker per telefon eller digitalt. Men, det absolut vanligaste är trots allt att formella styrelsemöten inte äger rum utan att beslut i styrelsen formaliseras genom att ett styrelseprotokoll skickas till ledamöterna för signatur. Styrelseledamöterna bekräftar då att de godkänner de beslut som står i protokollet genom att underteckna protokollet. Styrelsen har då hållit ett styrelsemöte per capsulam. En förutsättning för att styrelsemötet ska kunna ske på detta sätt är att samtliga styrelseledamöter är eniga om det och signerar styrelseprotokollet.

Protokoll från ett konstituerande styrelsemöte i aktiebolag

Enligt aktiebolagslagen ska protokoll upprättas avseende alla styrelsens sammanträden (se 8 kap 24 – 26 §§), alltså inte bara från det konstituerande mötet. Styrelseprotokollet ska tydligt redogöra för de beslut som styrelsen har fattat, dvs. det ska vara ett så kallat beslutsprotokoll. Det behöver därmed inte redogöra för vad styrelsen diskuterat utan det ska redogöra för själva beslutet (efter eventuell diskussion). Styrelseprotokoll ska man föra i nummerföljd och man ska förvara dem på ett betryggande sätt. Antingen har protokollen en löpande numrering (1,2,3,4 osv) eller så redogör numreringen för vilket möte under året som mötet ägt rum (1/2022, 2/2022, 1/2023 osv.). Om styrelseordföranden är protokollförare ska han/hon underteckna styrelseprotokollet och dessutom måste en till styrelseledamot underteckna (justera) det. Om det inte är ordföranden som är protokollförare så ska protokollföraren underteckna styrelseprotokollet. Då måste ska ordföranden underteckna (justera) det tillsammans med en till styrelseledamot. Notera att om protokollet avser ett styrelsemöte per capsulam ska alla styrelseledamöter underteckna det.

Snabbt och enkelt med Juridok!

Med Juridok kan du snabbt och enkelt skapa ert styrelseprotokoll. I tjänsten besvarar du ett antal frågor med hjälp av tydlig vägledning och sedan får du ett protokoll som är anpassat för just er situation. Prisvärt, snabbt och smidigt!