Stämmoprotokoll årsstämma ekonomisk förening

Årsstämman är den ordinarie föreningsstämma där styrelsen lägger fram årsredovisningen och revisionsberättelsen och, i en moderförening som är skyldig att upprätta koncernredovisning, koncernredovisningen och koncernrevisionsberättelsen.

Inom 6 månader från utgången av den ekonomiska föreningens räkenskapsår ska medlemmarna hålla en årsstämma.

Årsstämman ska hållas på den ort där styrelsen har sitt säte (vilket framgår i föreningens registreringsbevis). I stadgarna får det dock föreskrivas att stämman ska eller kan hållas på annan angiven ort i Sverige. Om extraordinära omständigheter kräver det, får föreningsstämman hållas på annan ort.

Nej. Om samtliga medlemmar är överens kan de fatta beslut utan att sammanträda. Det kallas att hålla en föreningsstämma per capsulam, eller att hålla en “pappersstämma”, och det är som ett godkännande av ett beslutsförslag i efterhand. Protokollet behöver då undertecknas av samtliga medlemmar för att vara giltigt.

Juridoks stämmoprotokoll för årsstämman i en ekonomisk förening kan användas till en vanlig årsstämma där medlemmarna träffas vid ett sammanträde eller till en årsstämma utan att medlemmarna sammanträder.

Ordföranden vid föreningsstämman ska utses av föreningsstämman, om inte annat föreskrivs i stadgarna.

På en årsstämma ska medlemmarna i föreningen fatta beslut i de frågor som krävs enligt lag, dvs. beslut om (i) fastställelse av resultaträkningen och balansräkningen och, i förekommande fall, koncernresultaträkningen och koncernbalansräkningen, (ii) dispositioner av föreningens vinst eller förlust, och (iii) ansvarsfrihet gentemot föreningen för styrelseledamöterna. Om stadgarna i föreningen anger att fler ärenden ska behandlas på årsstämman så ska medlemmarna även fatta beslut i dessa.

Därutöver är det vanligt att årsstämman behandlar beslut om val av styrelse och revisor (se nedan).

Ja, faktum är att det är en lagstadgad skyldighet att föra protokoll vid årsstämman och andra föreningsstämmor. I stämmoprotokollet ska det antecknas dag och ort för bolagsstämman samt vilka beslut som bolagsstämman har fattat. Allt detta framgår av 6 kapitlet i lagen om ekonomiska föreningar.

Stämmoprotokollet syftar alltså till att dokumentera årsstämman och utgör på så vis ett skriftligt bevis på de beslut som fattades av medlemmarna i den ekonomiska föreningen. Vissa beslut behöver dessutom registreras hos Bolagsverket (t.ex. styrelseändringar) och då behöver man bifoga en kopia av protokollet till registreringsansökan.

En styrelseledamots uppdrag gäller för den tid som anges i stadgarna. Uppdraget får omfatta högst fyra räkenskapsår men kortare mandatperioder är vanliga och en styrelseledamot kan dessutom avgå eller bli entledigad i förtid.

Det är därför vanligt att beslut om val av styrelse fattas på årsstämman. Beslutet kan avse att befintliga styrelseledamöter och eventuella suppleanter ska väljas om eller bytas ut helt eller delvis.

Om inte annat anges i stadgarna så gäller ett uppdrag som revisor till slutet av den första årsstämma som hålls efter det räkenskapsår då revisorn utsågs. Uppdraget ska dock upphöra senast vid slutet av den årsstämma som hålls under det fjärde räkenskapsåret efter det räkenskapsår då revisorn utsågs.

Det är därför vanligt att beslut om val av revisor fattas på årsstämman. Beslutet kan avse att befintlig revisor ska väljas om eller bytas ut.

Huvudregeln är att alla moderföreningar ska ta fram en koncernredovisning. Det finns tre undantag som gör att en moderförening inte behöver upprätta en koncernredovisning: (1) koncernen är en “mindre koncern”, (2) moderföreningen är också ett dotterföretag eller (3) dotterföretagen är utan väsentlig betydelse och kan uteslutas. Du kan läsa mer om detta i 7 kapitlet i årsredovisningslagen.

Med dotterföretag menas bland annat en juridisk person i vilken en ekonomisk förening (moderföreningen) innehar mer än hälften av rösterna. Till dotterföretag räknas även andra juridiska personer (det finns fyra alternativa situationer). Du kan läsa mer om detta i 1 kap. 10 § i lag om ekonomiska föreningar

Det är vanligt att beslut fattas enhälligt utan att någon omröstning behöver ske, men så behöver inte alltid vara fallet. Om ett beslut har fattats efter omröstning (dvs. att man räknat röster för eller emot för att se vilken mening som vann) så ska man ange det i protokollet samt hur många som röstade för och emot beslutet.

Man behöver inte ange att någon viss medlem hade en avvikande mening eftersom medlemmar i en förening inte har en rätt att få reservationer antecknade i protokollet.

Till exempel kan man skriva såhär: Beslut om ansvarsfrihet gentemot föreningen för styrelseledamöterna fattades efter omröstning varvid 30 medlemmar röstade för och 10 medlemmar röstade emot. Även beslut om fastställelse av resultaträkningen och balansräkningen i föreningen fattades efter omröstning varvid 25 medlemmar röstade för och 15 medlemmar röstade emot.